POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS
POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS
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OBJETIVO
A presente política de proteção de dados objetiva definir as normas de privacidade de dados pessoais e sensíveis, coletados nesse Cartório do 3º Ofício de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN, bem como informar a forma de coleta, finalidade, temporalidade do armazenamento, onde e como são armazenados, como são tratados, compartilhamentos, os procedimentos e as práticas políticas utilizadas na execução das atividades inerentes a atividade notarial e registral da competência legal da tabeliã titular desta serventia.
BASE LEGAL
Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD)
PRINCÍPIOS GERAIS
Evitar que os dados pessoais, em especial os sensíveis, sejam tratados por pessoas estranhas a este Cartório do 3º Ofício de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN ou possam ser extraviados;
Assegurar que os dados pessoais apenas serão tratados pelos colaboradores, e analisados pelo ENCARREGADO e/ou CONTROLADOR;
Assegurar que em caso de partilha de dados sensíveis – para estudo e/ou exigências externas, serão retirados todos os dados identificativos da pessoa, ou seja, anonimizados.
Assegurar que os dados pessoais e sensíveis apenas serão mantidos pelo período de tempo necessário para a finalidade destinada, devendo após esse período proceder os seus descartes, verificando a legislação em vigor;
Manter a segurança e a privacidade no tratamento dos dados pessoais dos usuários dos nossos serviços;
CERTIFICADO DIGITAL
O cartório do 3º Ofício de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN, disponibiliza certificado digital, para o colaborador designado, no âmbito profissional, para utilização no decorrer das suas atividades, estando vedada para outros fins, salvo em situações pontuais, devidamente autorizados. A sua utilização requer o uso de acesso, pessoal e intransmissível, constituindo-se os titulares os únicos responsáveis pela respectiva utilização.
FINALIDADE DA COLETA DOS DADOS
Os dados coletados, são utilizados na lavratura de atos notariais solicitados, cadastro no sistema e qualificação registral. Coletamos os dados para: 1-Instruir o requerimento do pedido; 2) Cadastrar no sistema do cartório e no e-notariado se for eletrônico; 3) Qualificação notarial (analisar se os documentos podem e devem e como serão aplicados no ato), e; 4) Dar publicidade e promover a segurança jurídica do ato.
FORMA DE COLETAR OS DADOS
Quando um usuário é recepcionado pelo colaborador e/ou tabelião no cartório, coletamos os dados necessários, para o cumprimento da legislação, para fins específicos, explícitos e legítimos, indispensáveis para a plena identificação para elaboração do ato notarial.
A coleta dos dados pessoais dos usuários deste cartório é feita por meio de sistema de informática, com base nos documentos e informações apresentadas no momento da realização do ato solicitado, podendo conter seu nome, nacionalidade, naturalidade, idade, estado civil, profissão, e-mail, nº de telefone, cédula de identidade e CPF/MF, além da data de nascimento, residência/domicílio e outros dados relevantes e indispensáveis para a execução do ato notarial solicitado. São coletados de forma legal, justa e transparente em relação aos seus titulares,
FLUXO E TRATAMENTO DOS DADOS
FLUXOGRAMA 01
NOTAS
FLUXOGRAMA 02
PROTESTO
OBJETIVO DO TRATAMENTO
O tratamento de dados pessoais realizado pela serventia é realizado por meio de sistema de informática, tem por objetivo atender a sua finalidade pública na execução dos serviços concernentes aos Registros Públicos e à Atividade Notarial, estabelecidos pela legislação, para publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, previstas no art.1º da Lei n. 6.015/73, Lei nº 8.935/95, Legislação Tributária e nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça.
ARMAZENAMENTO DE DADOS
Os dados pessoais dos usuários dos serviços prestados por esta serventia:
São armazenados em backup, nuvem, bancos de dados informatizados, além de lançados nos livros oficiais. São mantidos por tempo indeterminado, necessário para o cumprimento das finalidades legais, em especial, a segurança jurídica e a publicidade, inerentes a Notas, e obedecendo o tempo nos termos do provimento 50/CNJ.
Para o recolhimento e tratamento de dados sensíveis, não é necessário o consentimento formal do titular, tendo em vista ser órgão público que obedece à legislação e provimentos.
Os dados pessoais e sensíveis dos COLABORADORES são armazenados em backup, nuvem, bancos de dados informatizados, além de lançados nos livros oficiais neste Cartório do 3º Ofício de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN, bem como no escritório de contabilidade, sob a responsabilidade da contadora competente.
A serventia adota as devidas precauções técnicas e organizacionais para evitar a perda, uso indevido ou alteração de seus dados pessoais, porém ressalta que
informações transmitidas via Internet podem ser insegura pois trafegam em diversos provedores de serviços, motivo pelo qual a serventia não poder garantir a segurança dos dados enviados via web.
TEMPORALIDADE DO ARMAZENAMENTO DE DADOS
O tratamento mante-se durante o tempo necessário para a execução das atividades notariais, sendo que os assentos nos livros oficiais não são eliminados em cumprimento da sua finalidade pública prevista na legislação notarial.
A serventia mantém todos os dados pessoais coletados, amparados por lei, referentes aos atos notariais e registrais realizados. Os dados pessoais só poderão ser excluídos os de referência administrativa, caso o titular solicite. Assim, por motivo de lei e/ou determinação judicial, os dados deverão ser mantidos, em algumas exceções serão excluídos com uso de métodos de descarte seguro, no entanto, podemos para fins de auditoria, segurança, controle de fraudes ou preservação de direitos, conservá-los por prazo maior no caso da lei ou norma reguladora permitir ou para preserva os direitos. Temos a faculdade de excluí-los definitivamente de acordo com nossa conveniência.
COMPARTILHAMENTO DOS DADOS PESSOAIS
Os dados pessoais coletados pela serventia, são compartilhados em atendimento as disposições legais e normativas, com órgãos públicos, tais como: Conselho de Controle de Atividades Financeira (COAF), SERASA/BOA VISTA, Colégio Notarial do Brasil (CNB), Central Nacional de Protesto(CENPROT), IBGE, Departamento de Trânsito Nacional, CORREGEDORIA DO RN, Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados-(CENSEC), SIEX-TJ e Receita Federal.
PARTILHA DOS DADOS
Qualquer pedido de consulta, dos dados do cliente (titular) deverá ser efetuado por escrito ao ENCARREGADO referindo sempre o motivo do mesmo. É da responsabilidade do ENCARREGADO a seleção e análise de qual a informação será atendida no decorrer da prestação de serviços. É ainda da sua responsabilidade fazer cumprir a proteção de toda a informação pessoal e sensível, através do seu arquivo diferenciado;
O partilhamento de dados, serão normalmente partilhados nos termos das determinações contidas nos Provimentos, Leis e Código de Normas do Tribunal de Justiça do RN, pertinentes aos atos notariais. A solicitação de dados pessoais, por terceiro, necessita de requerimento por escrito devidamente esclarecida a motivação, e depois da aprovação do ENCARREGADO e/ou CONTROLADOR, este deverá ser sempre entregue ao próprio titular solicitante.
No que respeita aos dados pessoais dos COLABORADORES, estes podem ser solicitados, em qualquer momento, informações constantes do seu processo e/ou proceder à respectiva atualização mediante solicitação ao ENCARREGADO e/ou CONTROLADOR, responsáveis pelo tratamento dos dados pessoais aplicáveis.
Quanto aos dados sensíveis dos colaboradores, não se encontra prevista a partilha ou disseminação desta informação, mas apenas do seu resultado através da Ficha de Aptidão, passada pelo Médico do Trabalho (obrigatório).
- Confirmação da existência de tratamento;
-Acesso aos dados:
-Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
-Para exercício desses direitos, poderão ser requeridas informações de identificação do usuário dos serviços, a fim de garantir o repasse legítimo de informações;
- Nenhuma das informações cedidas através do exercício do direito de acesso possuem valor de certidão:
Os dados poderão ser apagados caso solicitado pelo usuário, desde que não precisem ser mantidos para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, execução de contrato ou demais hipóteses de legitimação de seu armazenamento;
O 3º Oficio de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN, não se equipara a fornecedor de serviços para efeito de portabilidade de dados pessoais.
DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS
O titular do dado pessoal tem o direito de obter desta serventia, seus dados tratados, a qualquer momento mediante requisição (art. 18, da LGPD).
A solicitação de dados pessoais, por terceiro, necessita de requerimento por escrito devidamente esclarecida a motivação, e depois da aprovação do ENCARREGADO e/ou CONTROLADOR, este deverá ser sempre entregue ao próprio titular solicitante.
No que diz respeito aos dados pessoais dos COLABORADORES, estes podem ser solicitados, em qualquer momento, informações constantes do seu processo e/ou proceder à respectiva atualização mediante solicitação ao ENCARREGADO e/ou CONTROLADOR, responsáveis.
Quanto aos dados sensíveis dos colaboradores, não se encontra prevista a partilha ou disseminação desta informação, mas apenas do seu resultado através da Ficha de Aptidão, passada pelo Médico do Trabalho (obrigatório).
RESPONSABILIDADE DOS AGENTES DE TRATAMENTO
Os agentes de tratamento de dados desta serventia são observadores das disposições legais pertinentes à proteção dos dados pessoais previstos na LGPD, tais como o direito à privacidade dos usuários do serviço, confidencialidade, disponibilidade e integridade dos dados pessoais.
ENCARREGADO (DPO) E CANAL DE ATENDIMENTO
O 3º Oficio de Notas e Protesto de Títulos de Caicó-RN, tem um encarregado que atua como canal de comunicação entre controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados(ANPD), que pode ser contatado para fins de informações, reclamações ou sugestões através do e-mail comercial: oficio3pcaico@hotmail.com e telefone (84) 3417-2226.
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